Нэг ажилтан ажлаасаа гарахад зөвхөн ширээ нь хоосордоггүй. Түүнтэй хамт олон сарын турш харилцаж байсан харилцагчид, дуудлагын түүх, зарим тохиолдолд байгууллагын утасны дугаар хүртэл алга болох эрсдэл үүсдэг.
Ажилтан ажлаасаа гарахад түүний ашиглаж байсан утасны дугаарын асуудал байгууллагад үлддэг. Ялангуяа харилцагчид тухайн дугаарыг тогтмол ашигладаг бол шинэ ажилтанд мэдээлэх, харилцагчдад дахин дугаар өгөх зэрэг нэмэлт ажил үүснэ.
Жишээ нь, нэг компанийн борлуулалтын менежер хоёр жилийн турш өөрийн дугаараар харилцагчидтайгаа холбогддог байжээ. Үнийн санал, захиалга, гэрээний нөхцөл, уулзалтын тов гээд өдөр тутмын бүх харилцаа тэр дугаараар өрнөнө. Гэтэл нэг өдөр ажлаасаа гарахад харилцагчид өнөөх дугаар руу залгасаар үлддэг. Зарим нь тухайн ажилтан гарсныг мэдэхгүй, зарим нь өмнө ярьсан асуудлаа үргэлжлүүлэх хүсэлтэй. Харин шинэ ажилтан өмнөх дуудлагын талаар ямар ч мэдээлэлгүй. Эндээс нэг энгийн асуулт гарч ирнэ.
Ажилтан ажлаасаа гарвал танай харилцагчид яах вэ?
Хэрэв байгууллагын дугаар нэг ажилтны гар утас, cим карт, хувийн хэрэглээнээс шууд хамааралтай бол ажилтан солигдох бүрд харилцагчийн харилцаа тасалдах эрсдэлтэй. Харин байгууллагын дуудлагыг төвлөрсөн системээр удирддаг бол өөр. CallPro-ийн байгууллагын ажилчдад зориулсан үйлчилгээг ашигласнаар байгууллагын дугаарыг тодорхой нэг ажилтнаас хамааралгүйгээр ашиглах боломжтой.
Өнөөдөр бизнес эрхлэгчид хэрэглэгчийн мэдээлэл, борлуулалтын түүх, харилцаанд зориулсан систем ашигладаг болсон. Гэсэн ч хамгийн түгээмэл харилцааны сувгуудын нэг болох утасны дугаарыг ажилтны хувийн хэрэглээнээс хараат хэвээр орхидог. Ажилтан солигдох бүрд дугаар солигддог бол харилцагч төөрөгдөж, байгууллагатай дахин холбогдох шаардлага гарна.
CallPro Teams үйлчилгээ танд дараах давуу талуудыг санал болгож байна.
1. Байгууллагын болон ажилтны дугаарыг нэгтгэх
Байгууллагын үндсэн болон ажилтны ашигладаг дугаарыг нэг системд нэгтгэж, харилцаа холбоогоо төвлөрүүлэх боломжтой.
Ажилтнууд гар утаснаасаа байгууллагын дуудлагад хариулж, байгууллагын дугаараас харилцагч руу залгаж болно. Ингэснээр ажилтан хаанаас ч байгууллагын дугаараар харилцаж, харилцагчийн дуудлага тасалдахгүй. Түүнчлэн утсан харилцаа ажилтнаас үл хамааран нэг системд хадгалагдана.
Байгууллагын дугаар ажилтанд бус, байгууллагад харьяалагдах тул ажилтан солигдсон ч дугаар хэвээр үлдэнэ. Мөн шинэ ажилтан өмнөх харилцааны түүхийг үргэлжлүүлэн харж, үйлчилгээг тасралтгүй үзүүлж чадна.
2. Дуудлагын түүх, дэлгэрэнгүй мэдээллийг хадгалах
Байгууллага контакт, дуудлагын түүхийг ажилтнаас хамааралгүйгээр төвлөрсөн байдлаар системд хадгална. Мөн дуудлага хийсэн байршил, ярианы бичлэг зэрэг дуудлагын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хянах боломжтой.
Мессеж, дуудлага гэх зэрэг байгууллагын мэдээлэл, ажилтнуудын харилцааг дамжуулах найдвартай, аюулгүй орчинг бүрдүүлэх юм.
3. Дуудлага шилжүүлэх
Ажилтан ажлаас гарсан, өвчтэй, амралттай байгаа зэрэг тохиолдлуудад тухайн дугаар руу ирэх дуудлагуудыг одоо ажиллаж байгаа ажилтан руугаа хуваарилах боломжтой. Тухайн дугаарт ирсэн дуудлагыг тохируулсан чиглэлийн дагуу ажилтан, баг, хэлтэс рүү хуваарилж, ажилтан солигдсон үед дуудлагыг шинэ ажилтанд шууд шилжүүлнэ. Ингэснээр байгууллагын дугаар өөрчлөгдөхгүй, харилцагчид өөр дугаар руу дахин залгах шаардлагагүй. Харилцагчийн танил болсон дугаар идэвхтэй хэвээр үлдэнэ.
Мөн харилцан яриаг өөр ажилтан руу шууд шилжүүлэх боломжтой.
4. Хэрэглээ, гүйцэтгэлээ хэмжих
Ажилтнуудын орсон, гарсан дуудлага болон мессежний тайланг нэг дороос хялбар шалгана. Хэдэн дуудлага хүлээн авсан, хэдэн мессеж илгээснийг тодорхой харах боломжтой. Ингэснээр ажилтан ачааллаа хянаж, ажлын гүйцэтгэлээ илүү үр дүнтэй удирдана.
Ажилтан солигдох нь байгууллагын хэвийн үйл явц. Харин ажилтан солигдох бүрд харилцагчтайгаа дахин шинээр танилцах нь байгууллагын хувьд алдагдалтай. Тиймээс байгууллагын утасны дугаар ажилтны хувийн дугаараас ангид байгууллагын өмч бөгөөд хэн ажиллаж байгаагаас үл хамааран мэдээллийг хадгалж үлдэх нь чухал.
Бизнесийн дугаараа байгууллагын дата хөрөнгө болгон үлдээхэд тань бид танд тусалъя. Доорх хэсэгт мэдээллээ үлдээн манай мэргэжилтнүүдээс үнэ төлбөргүй зөвлөгөө аваарай.
