Хэрэглэгч нэг сувгаар “ярихаа” аль хэдийн больжээ. Тэд Facebook, Instagram, Viber, WhatsApp зэрэг олон цонхоор зэрэгцэн оршиж байна. Харин байгууллагын хувьд энэ нь тус бүрдээ өөр хаалга, өөр түлхүүртэй байшингууд руу нэг нэгээр нь гүйхтэй адил “ажил” болж хувирдаг. Ийм нөхцөлд байгууллагуудын өмнө дараах асуудлууд гарч ирдэг.
- Нэг хэрэглэгч олон сувгаар давхар бичих
- Мессеж орхигдох
- Хариу удаашрах
- Ажилтнууд мэдээлэл давхар шалгах
- Хэн хариулж байгааг мэдэхгүй байх
- Харилцагчийн түүх энд тэнд тарах
- Ажилтнуудын ачаалал нэмэгдэх
Эдгээр асуудал тус бүрдээ жижиг мэт боловч нийлээд байгууллагын өдөр тутмын ажлыг удаашруулж, ажилтнуудын сэтгэлзүйд үл үзэгдэх дарамт үүсгэдэг. Харин энэ асуудлыг шийдэх байгууллагын нэгдсэн Inbox ажилтны стрессийг хэрхэн бууруулдгийг тайлбарлая.
Мэдээллийн замбараагүй урсгалыг цэгцэлнэ
Ажилтны хамгийн том дарамтын нэг бол “Яг хаана юу ирсэн билээ?” гэсэн төөрөгдөл байдаг.
Хэрэглэгчийн хүсэлт и-мэйлээр ирсэн үү, чат дээр үлдсэн үү, эсвэл өөр систем дээр тэмдэглэл болсон уу гэдгийг хайж цаг алдах нь ажилтныг байнгын түгшүүртэй байдалд оруулдаг. Жишээ нь, хэрэглэгч Instagram дээр асуулт асуугаад дараа нь Messenger-ээр дахин холбогдоход өмнөх мэдээллийг нь хайж олох гэж ажилтан дахин хэд хэдэн цонх шалгах шаардлагатай болдог. Энэ нь зөвхөн цаг алдах асуудал биш. Мэдээлэл андуурах, хэрэглэгчид буруу хариу өгөх, эсвэл бүр орхигдуулах эрсдэлийг нэмэгдүүлдэг.
Өөрөөр хэлбэл, ажилтнууд ажлын ачааллаасаа илүү мэдээллийн эмх замбараагүй урсгалаас болж туйлддаг. Тасралтгүй ирэх мессеж, мэдэгдэл, и-мэйл болон дотоод харилцааны эмх замбараагүй урсгал нь ажилтнуудын хамгийн том “чимээгүй стресс”-үүдийн нэг юм.
Ажилтны анхаарал сарних бүрд дахин төвлөрөхөд дунджаар 20 гаруй минут шаарддаг.
Харин байгууллагын inbox энэ урсгалыг нэг дэлгэцэнд, нэг дараалалд оруулдаг. Үүний үр дүнд ажилтан хаанаас эхлэхээ мэддэг, юуг орхигдуулснаа хардаг, “би юу алдчихав?” гэсэн түгшүүрээс гардаг. Стресс багасаж байгаа нь ажлын ачаалал багасна гэсэн үг биш. Харин ачаалал эмх цэгцтэй болсноор удирдлагатай болно гэсэн үг.
Хэрэглэгчийн мессеж дарааллыг эрэмбэлнэ
Хэдхэн минут тутамд дуугарах мэдэгдэл хүний анхаарлыг тасалдуулж, тархийг байнга “хариу өгөх” байдалд байлгадаг. Харин нэгдсэн inbox систем нь оператортай шууд холбогдох шаардлагатай чат, мессежнүүдийг ялгаж ангилан, хүсэлтүүдийг эрэмбэлж өгдгөөрөө давуу талтай. Автомат хариулагчаас оператор руу шилжсэн эсэх, аль оператор тухайн хэрэглэгчтэй харилцаж байгааг нэг дороос харах боломжтой учраас чат дунд төөрөх, давхар хариу өгөх эрсдэл багасдаг.
Ингэснээр ажилтан бүх чат руу зэрэг анхаарал хандуулах шаардлагагүй болж, хамгийн чухал харилцаандаа төвлөрөх боломж бүрддэг. Мөн хэрэглэгч нэг асуултаа олон дахин тайлбарлахгүйгээр, өмнөх харилцааны түүх дээр үндэслэн хурдан бөгөөд ойлгомжтой хариу авах нөхцөл бүрдэнэ.
Танай байгууллагын мэргэжилтнүүдэд зориулсан ажлын стресс бууруулах практик сургалтад хамрагдах бол мэдээллээ үлдээгээрэй.
Хариуцлагын ойлгомжгүй байдлыг арилгана
Багийн ажлын хамгийн түгээмэл асуудлын нэг бол “Хэн хариулах вэ?” гэсэн тодорхойгүй байдал. Нэг хэрэглэгчийн хүсэлт хэд хэдэн ажилтанд зэрэг харагдах үед операторуудын хэн нь шийдэх ёстой нь ойлгомжгүй болж, заримдаа хариу давхардах, эсвэл бүр орхигдох тохиолдол гардаг.
Харин байгууллагын inbox систем ашигласнаар мессеж хэнд хуваарилагдсан, ямар төлөвтэй явж байгаа, хэн хариуцаж байгааг нэг дороос харах боломж бүрддэг. Чат бүр дээр хэн хариу өгсөн нь тодорхой харагддаг тул багийн ажил илүү хариуцлагатай, ил тод болдог. Мөн удирдлага болон багийн гишүүд ажлын явцыг хялбар хянаж, давхар хариу өгөх эсвэл орхигдох эрсдэлийг бууруулна.
Эцэстээ нэгдсэн inbox-ийн хамгийн том нөлөө бол хэрэглэгчийн нэг өгүүлбэрийг байгууллага бүхэлдээ ойлгодог болох явдал. Хэрэв тэр өгүүлбэр хаана ч бичигдсэн бай, хэн ч уншсан бай, хариу нь нэг хэвээр, өөрийн хэрэглэгчээ таньж байвал тэр байгууллага аль хэдийн хэрэглэгч төвтэй болсон гэсэн үг.
Танай байгууллагад мессеж, чат сувгуудыг нэгтгэн удирдах INBOX менежментийн шийдэл хэрэгтэй бол 7272-7070 дугаарт холбогдож манай мэргэжилтнүүдээс үнэ төлбөргүй зөвлөгөө аваарай.
